By Carmen Gomez | 29 diciembre 2020 | 0 Comments

Claves de éxito para tus videoconferencias

A medida que más y más lugares de trabajo pasan a ser remotos, aprendemos a navegar por todos los aspectos del trabajo digital. Las reuniones se están moviendo completamente en línea, lo que significa que asistimos a muchas videoconferencias. Si no tiene mucha experiencia con las videoconferencias, es posible que le cueste acostumbrarse, especialmente cuando todo su equipo trabaja ahora de forma remota. Si bien es útil tratarlo como una reunión en persona, también hay algunas cosas más que debes considerar cuando estás en una videollamada. Aquí hay unas pautas de lo que se debe y no se debe hacer en las videoconferencias.

CONFIGURA TU ESPACIO

Si puede, busque un lugar privado para atender la videollamada. De lo contrario, use auriculares para minimizar el ruido de fondo. Si tiene miembros de la familia que también trabajan desde casa (o simplemente están atrapados en casa), avíseles de antemano que estará en una reunión para minimizar las interrupciones.

Configure su dispositivo o cámara para que tenga una vista clara y sin obstáculos de usted. No se siente demasiado lejos (o demasiado cerca) de la cámara. Si está usando una cámara separada, colóquela cerca de su pantalla; es mejor colocar la cámara al nivel de los ojos, de modo que cuando esté mirando la pantalla, parezca que está mirando a la persona a la que está hablando.

Asegúrate de que tu rostro esté bien iluminado. La iluminación natural y la iluminación lateral funcionan mejor, pero las luces del techo también funcionarán bien. La luz de fondo a menudo puede dificultar la visión; Si no puede cambiar la luz de fondo, intente poner otra luz al frente y al lado de su cara.

Limpia el área que te rodea. Abra la cámara de su  portátil o encienda su cámara externa y vea lo que está visible en el fondo antes de la llamada, y verifique que se sienta cómodo mostrándolo en una videollamada (así que guarde su ropa y asegúrese de que lo que esté en sus paredes es apropiado para el trabajo). Ah, y es posible que también desee configurar un fondo virtual, si no tiene tiempo para ordenar su espacio.

REVISE SU INDUMENTARIA


Una de las mejores partes de trabajar desde casa es poder usar sudaderas y pantalones deportivos todo el día, pero puede que ese no sea el LOOK correcto para una videollamada. Vístase como lo haría para una reunión en persona y asegúrese de seguir el código de vestimenta de su lugar de trabajo. No es necesario que haga nada más, como maquillarse si no lo usa normalmente, pero es una buena idea presentar una apariencia razonablemente buena.

Es mejor evitar patrones o rayas que puedan distraer la cámara. Usar una camisa blanca o negra brillante puede hacer que la cámara ajuste automáticamente el brillo y dificulte ver su rostro, así que use un color menos extremo. Tampoco está de más tener una buena postura.

INICIANDO LA LLAMADA

Es una buena idea probar su software de videoconferencia antes de la llamada, especialmente si nunca lo ha usado antes. Además, asegúrese de tener una conexión Wi-Fi sólida y de que su dispositivo esté enchufado o completamente cargado.

Tómese unos minutos adicionales antes de la llamada para configurar y, si es posible, inicie sesión en la llamada un poco antes, especialmente si no está familiarizado con el software que utiliza su anfitrión. Una vez que haya comenzado la llamada, verifique si todos pueden verse y escucharse. Una buena forma de hacerlo es que todos se registren o se presenten.

SEPA CUÁNDO APAGAR SU AUDIO Y VIDEO

Silencia tu lado de la llamada si no estás hablando. Tu micrófono puede captar mucho ruido de fondo, por lo que silenciarlo permite que otras personas en la llamada escuchen fácilmente quién está hablando. Además, si necesita levantarse, moverse o hacer otra cosa durante la llamada (o si su niño pequeño aparece de repente), es una buena idea apagar el video para evitar distracciones.

INDICA CUANDO QUIERAS HABLAR
Durante las reuniones en persona, puede captar señales visuales que le ayudarán a encontrar el momento adecuado para hablar. Es mucho más fácil interrumpir accidentalmente una videollamada. Espere unos momentos de silencio antes de hablar en caso de que haya un retraso en el sonido.

Si su empresa o equipo va a tener reuniones online con regularidad, es una buena idea elegir un sistema para hacer preguntas, como levantar la mano o usar el chat para hacer una pregunta. Si está dirigiendo la reunión, también es útil llamar a las personas por su nombre.

Habla con claridad y observa lo rápido que hablas (¡y no olvides activar el sonido!). Pero hable a su volumen normal; no es necesario gritar y, si lo hace, sus compañeros de trabajo pueden bajar el volumen y luego perder algo más.

TENGA EN CUENTA QUE ES MÁS VISIBLE EN LAS VÍDEO LLAMADAS QUE EN LAS REUNIONES SIN CONEXIÓN
MANTÉNGASE ENFOCADO
Esté atento y centrado durante la llamada. Por muy tentador que sea, trate de no hacer ningún otro trabajo, leer artículos o enviar correos electrónicos. (¡No mires tu teléfono y no comas!) Intenta mirar a la cámara cuando hables. Si te miras a ti mismo o a otras personas en tu pantalla, puede parecer que estás mirando otra cosa. Cuando no esté hablando, asegúrese de estar prestando atención a quienes están hablando o compartiendo su pantalla y de estar mirando cualquier material al que pueda necesitar hacer referencia.

(Nuevamente, los demás pueden ver dónde está mirando).

Si hay una pausa en la conversación porque, por ejemplo, necesita abrir un correo electrónico o hacer referencia a un documento, asegúrese de comunicarlo. Los retrasos o largos períodos de silencio pueden hacer que parezca que has perdido la conexión, por lo que esto mantiene a todos en la misma página.

Tenga en cuenta que es más visible en las videollamadas que en las reuniones sin conexión, ya que puede ver primeros planos de la cara de todos de forma individual en lugar de un grupo completo de personas a la vez. A menudo es útil mantener su propia cara visible en la pantalla, solo como un recordatorio de que está frente a la cámara y para que pueda ver lo que los demás ven.

COMPARTIENDO SU PANTALLA
Si necesita compartir su pantalla durante una videollamada, tómese unos segundos para prepararse antes de presionar el botón de compartir. Limpie su escritorio de cualquier pestaña o programa adicional que pueda tener abiertos y asegúrese de que toda la información privada o confidencial esté oculta.

*Basado en el artículo original en Inglés de Aliya Chaudhry, The do´s and dont´s of videoconferencing

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